О состоянии делопроизводства в муниципальном образовании

Администрация муниципального
образования «Базарносызганский район»

СПРАВКА

29.09.2009

р.п.Базарный Сызган

О состоянии делопроизводства в поселении

Главный специалист Сектора по архивам Харитонова Р.П. и ведущий специалист по контролю администрации муниципального образования «Базарносызганский район» Валова Л.В. провели обследование состояния делопроизводства в Базарносызганском городском поселении.

В поселении имеется номенклатура дел на 2009 год, согласованная с ЭПК архивного управления Ульяновской области, разработано Положение об экспертной комиссии и Положение об архиве поселения, утвержденные Эпк архивного управления.

Выписки из номенклатуры имеются в структурных подразделениях поселения.

Распоряжением Главы поселения за делопроизводство в поселении отвечает Монина О. А.

Регистрация документов ведется по журнальной системе, но не все графы заполняются своевременно.

Ведется журнал личного приема граждан, журналы регистрации заявлений, писем, жалоб граждан.

В оформлении документов имеются нарушения, не всегда выдержи­вается красная строка, отсутствует роспись с ознакомлением распоряжения под роспись, встречаются в тексте сокращения.

Для улучшения работы с документами проделать нижеследующую работу:

1. Все графы входящей и исходящей корреспонденции заполнять своевременно, документы выдавать сотрудникам под роспись.

2. Документы оформлять в соответствии с требованиями Гост Р 6.30. -2003.

3. На документах по обращениям граждан проставлять резолюцию Главы поселения.

Главный специалист
сектора по архивам __________________Р.П. Харитонова

Ведущий специалист
по обращениям граждан ______________Л.В. Валова

Со справкой ознакомлены:

Глава поселения ___________________ В.В. Дрондин

Ответственный
за делопроизводство ________________О.А. Монина

Администрация Базарносызганского района Ульяновской области

СПРАВКА

15.09.2009

Базарный Сызган

О состоянии делопроизводства и обеспечения

сохранности документов в Папузинском

сельском поселении

Согласно плану работы администрации района на 3 квартал 2009 года, главным специалистом Сектора по архивам Харитоновой Р.П. и ведущим специалистом отдела по контролю Валовой Л.В.администрации муници­пального образования «Базарносызганский район» проверено состояние делопроизводства и обеспечение сохранности архивных документов в Папузинском сельском поселении.

В поселении имеются нормативно-методические документы по делопроизводству и архиву организации. В работе по делопроизводству пользуются Инструкцией по делопроизводству, утвержденной Правительством Ульяновской области от 20.02.2009 № 61.

Своя Инструкция по делопроизводству в поселении не разработана.

В поселении имеется номенклатура дел на 2009 год, согласованная с Сектором по архивам администрации муниципального образования «Базарносызганский район» и утвержденная Главой поселения. Все документы в поселении заведены согласно номенклатуры дел, на делах проставлены индексы дел, лицевые стороны обложек дел оформлены правильно.

Регистрация документов ведется по журнальной схеме. На входящих документах в правом нижнем углу ставится отметка о поступлении документа в организацию. Главой поселения проставляется резолюция «Кому направлен документ»

Ведутся журналы входящих, исходящих документов, личного приема граждан, регистрации писем, заявлений, жалоб граждан.

За делопроизводство в поселении отвечает Сизикова Нина Ивановна, распоряжение Главы поселения № 3-р от 20.01.2006 года.

В поселении имеется помещение для длительного хранения документов, площадью 6 кв.м., оборудовано металлическими стеллажами, на окне металлическая решетка, документы расположены по годам. Из учетных документов в архиве имеются: паспорт архива, описи дел, журналы выдачи дел во временное пользование, выдачи архивных справок, выписок, копий.

Документы в поселении обработаны по 2007 год включительно, за сохранность документов отвечает Сизикова Нина Ивановна.

Предложения по результатам проверки:

1. Разработать Инструкцию по делопроизводству и выслать ее на согласование ЭПК Департамента культуры и архивного дела Ульяновской области.

Специалист по контролю

администрации района _________________Л.В.Валова

Главный специалист

Сектора по архивам___ _________________Р.П.Харитонова

Со справкой ознакомлена:

Глава поселения ______________________А.П.Голощапов